Czym jest OCR i w jaki sposób ta technologia mogłaby przyczyniać się do dużej redukcji kosztów prowadzenia księgowości?

Wielkie segregatory, w których będące w księgowości pracownice przechowują dziesiątki, jeżeli nie tysiące archiwalnych faktur na szczęście przechodzą powoli w zapomnienie.

Dzieje się tak z tego powodu, że rozwój techniki, który zachodzi aktualnie dosłownie przy nas pozwala nam do produkowanie urządzeń, które w niezwykły sposób sprawiają, że wykonywanie powszednich czynności okazuje się prostsze oraz bardziej przyjemne.

Dla przykładu jednym z tzw. urządzeń peryferyjnych, które można dołączyć do komputera jest skaner, dzięki jakiemu można by szybko poniekąd "przenieść" zawartość każdej kartki na dysk. Zakres wykorzystania takiej technologii jest ogromny, przy czym w przedstawianym poniżej kontekście czynności pod nazwą digitalizacja faktur, sposób tego typu może posłużyć się do widocznego obniżenia cen prowadzenia księgowości. Technikę elektronicznego rozpoznawania tekstu można użyć, żeby mieć wgląd do elektronicznego magazynu dokumentów.

Żeby było to możliwe, na komputerze, do jakiego przyłączony jest skaner, musi być ponadto zainstalowane oprogramowanie (zobacz menedżer sprzedaży allegro) rozpoznające pismo ręczne, jak i maszynowe. W ten sposób znika konieczność manualnego wprowadzania tekstu do komputera, poza tym w taki sposób nie skopiowalibyśmy jakichś podpisów czy pieczątek. Naturalnie można by w tego typu sposób przechowywać nie tylko rachunki, ale również wszystkie pozostałe archiwalne akta.

Powinni to robić jedynie fachowcy, gdyż w wypadku starych dokumentów, trzeba niezwykle dbać o zachowanie ostrożności. Warto również wspomnieć, że digitalizacja faktur pozwala na zredukowanie kosztów archiwizacji nawet do 50 procent.